Postępowania wyjaśniające dotyczące pracowników najwyższego szczebla (C-Suite)

Szereg postępowań wewnętrznych w Credit Suisse i skandale reputacyjne związane ze śledzeniem pracowników najwyższego szczebla, czy też prawa Steve’a Easterbrooka, byłego dyrektora generalnego (CEO), McDonald’s to jedynie dwa przykłady bolesnych lekcji zatajania informacji przez pracowników najwyższego szczebla (ang. C-Suite, C-level, senior leaders, senior executives) w trakcie wewnętrznych postępowań wyjaśniających. 

Brak pełnej przejrzystości wobec prowadzących postępowania w nadziei, że może uda się im “ujść na sucho” może przynieść wiele negatywnych konsekwencji zarówno dla pracowników, jak i konkretnej spółki. 

Specyfika postępowań wyjaśniających C-Suite

Wewnętrzne postępowania wyjaśniające, które obejmują zarzuty wobec kadry kierowniczej najwyższego szczebla, są trudne i złożone.  To nie tylko kolejne „typowe” postępowanie wyjaśniające w danej organizacji. Takie postępowania „C-Suite” wymagają wyćwiczonych w praktyce umiejętności dochodzeniowych wraz z dokładnym podejściem do prowadzenia sprawy i zarządzania procesem. Bardzo często drobne niuanse odgrywają niebagatelną rolę. Postępowania w związku z zarzutami wobec kadry kierowniczej wiążą się z dużym ryzykiem – nie tylko odpowiedzialności prawnej, ale również reputacyjnym.

Po drodze można zderzyć się z wieloma wyzwaniami. Obejmują one zaangażowanie organów regulacyjnych, znaczące zakłócenia operacyjne wewnętrz organizacji i, co ważne – utratę reputacji, które mogą mieć wpływ na relacje z klientami, morale pracowników i utratę utalentowanych pracowników.  

Postępowania „C-Suite” wymagają doświadczenia i odpowiedniej „senioralności” prowadzącego postępowanie wyjaśniające. Nie może on/a być onieśmielony czy wręcz wystraszony skalą postępowania czy statusem osoby, której stawiane są zarzuty. 

Bazując na naszych doświadczeniach, dzielimy się wskazówkami, które należy wziąć pod uwagę, gdy osobą wobec której toczy się postępowanie postępowania jest przedstawiciel wysokiego szczebla kierownictwa danej organizacji.

Niezależność prowadzącego postępowanie

Konieczność przeprowadzenia postępowania wobec C-level, nie oznacza rutynowego, kolejnego poinstruowania wewnętrznego lub zewnętrznego prowadzącego postępowania. Charakter i specyfika zgłoszenia naruszenia wobec kadry kierowniczej wymaga bardzo uważnego przyjrzenia się komu i na jakich zasadach zlecamy prowadzenie postępowania wyjaśniającego.

Pracownicy organizacji prowadzący postępowanie mogą czuć nieproporcjonalną presję.  A nam chodzi o zapewnienie, że prowadzący postępowanie powinien być niezależny dla dobra wszystkich zaangażowanych stron. W każdym postępowaniu należy zapewnić niezależność i bezstronność. W przypadku jednak postępowań wyjaśniających z udziałem kadry kierowniczej, wymóg ten może być również oceniany przez organy regulacyjne, śledcze lub sądowe.

Postępowania wyjaśniające z udziałem kierownictwa najwyższego szczebla to z reguły te sprawy, które są powierzane zewnętrznym doświadczonym prowadzącym. Takie podejście zapewnia nie tylko bezstronność i niezależność, ale również zdejmuje (przynajmniej w części) presję z pracowników danej organizacji.

Uwaga na stronniczość

W sprawie McDonald’s, postępowanie wyjaśniające zostało zainicjowane przez ujawnienie określonych informacji przez byłą pracowniczkę, która twierdziła, że ex-CEO był z nią w nieodpowiednich relacjach.

Otrzymanie informacji o zarzutach od byłych pracowników czasami może prowadzić do uprzedzeń i może mieć wpływ na podejście do rozpatrywania przedstawianych zarzutów. Były pracownik może być postrzegany jako prowokator, czy też osoba, która próbuje uzyskać określony „bonus” finansowy.  Ale może równie dobrze mieć nieskalane złą aurą intencje. Niezależnie jednak od motywacji osoby dokonującej ujawnienia, należy zadbać o wyeliminowanie stronniczości w toku postępowania wyjaśniającego.

Inteligencja emocjonalna

Podczas niedawnej rozmowy z dyrektorem wyższego szczebla zapytano jedną z naszych ekspertek prowadzącą postępowania wyjaśniające C-Suite, dlaczego jest – ogólnie ujmując -„miła” w toku postępowań wyjaśniających. Zdolność prowadzącego postępowanie do empatii i wrażliwego zarządzania osobami zaangażowanymi w postępowanie jest często niedocenianą umiejętnością. 

Postępowanie wyjaśniające jest samo w sobie wystarczająco stresujące, a świadkowie i osoby zaangażowane mogą reagować na niezliczone sposoby. Prowadzący postępowanie powinien być w stanie rozpoznać, zarządzić i ewentualnie wpływać na te emocje i reakcje. Natomiast podejście w stylu “słonia w składzie porcelany” czy „złego policjanta” prawdopodobnie nie przyniesie zamierzonych rezultatów. Może też spowodować znaczne trudności dla organizacji po zakończeniu postępowania wyjaśniającego.

Odwaga w kwestionowaniu 

Początkującym prowadzenie postępowań i rozmów wyjaśniających zalecamy zadawanie pytań, na które już znamy odpowiedzi. Chociaż postępowanie wyjaśniające jest procesem ustalania faktów, to warto zastosować zasadę oczywistych pytań podczas rozmów wyjaśniających. 

Umożliwia to prowadzącym postępowanie ocenę prawdziwości rozmówcy w odniesieniu do konkretnych faktów i okoliczności. Ponadto stanowi podstawę, na której można kwestionować relacje przedstawione w trakcie rozmowy. 

Błędem jest zakładanie, że status osoby zajmującej najwyższe stanowiska w firmie niejako automatycznie zakłada większą wiarygodność czy transparentność w trakcie rozmów wyjaśniających. Każde wyjaśnienie natomiast powinno być dogłębnie zweryfikowane i starannie wyważone w świetle innych dostępnych informacji. Nie należy się bać kwestionowania przedstawionych informacji tylko dlatego, że wypływają od osób na najwyższym szczeblu. To nie jest proste, wymaga doświadczenia, odpowiedniego nastawienia i umiejętności kontrowania zapędów obwinionych do „ustawienia” prowadzącego. 

Pośpiech nie jest dobrym doradcą

Organizacje, które zmagają się z postępowaniami C-Suite mają tendencję do narzucania niewykonalnego w rzeczywistości tempa zakończenia postępowania. Organizacje chcą szybko rozwiązać sprawę, zamknąć temat, skrócić czas szarpania reputacji i plotek wśród pracowników. O ile wszystkie te oczekiwania są biznesowo uzasadnione, o tyle w rzeczywistości presja na szybkie zakończenie postępowania może wpłynąć na dokładność przyjętego podejścia, a tym samym skutkować ominięciem istotnych informacji. 

W sprawie McDonald’s, pierwsze wewnętrzne postępowanie zostało zakończone w ciągu miesiąca. Po czym organizacja musiała przeprowadzić drugie niezależne postępowanie po tym, jak zarzuty dotyczące innych niewłaściwych relacji między ex-CEO a pracownikami wyszły na jaw osiem miesięcy po zakończeniu pierwszego postępowania.

Zachowanie poufności

Postępowania wyjaśniające, w których jest zaangażowana kadra kierownicza wyższego szczebla wymagają od prowadzącego czujności w zapewnieniu zachowania wszystkich zasad w zakresie poufności. Na ile możliwe i tak długo jak możliwe, trwające postępowanie powinno być zachowane w poufności.  Prowadzący postępowanie powinien jasno określić oczekiwania w zakresie poufności na każdym etapie interakcji z uczestnikami postępowania. Można również rozważyć wykorzystanie umów o poufności.

Podsumowanie

Prowadzący postępowanie wyjaśniające powinni dążyć do tego, aby postępowanie nie było ograniczone faktem, że obwiniony/a jest potencjalnie odpowiedzialny/a za znaczną część wartości lub sukcesu danej firmy. 

Władza często daje poczucie bezkarności, niektórzy wierzą, że są niezwyciężeni lub odporni na konsekwencje. To nie jest prawdą, a zadaniem prowadzącego postępowanie wyjaśniające jest ustalić fakty i z tym mitem „niezwyciężoności” reprezentantów C-level uporać.