“Wszystko co słyszymy jest opinią, a nie faktem. Wszystko co widzimy jest perspektywą, a nie prawdą.”

Marek Aureliusz

Prowadzenie wewnętrznych postępowań wyjaśniających to kluczowy element w zapewnienie zgodności i przejrzystości w każdej organizacji.

Cytat Marka Aureliusza: „Wszystko co słyszymy jest opinią, a nie faktem. Wszystko co widzimy jest perspektywą, a nie prawdą” przypomina nam o fundamentalnej prawdzie dotyczącej ludzkiej percepcji i interpretacji informacji. 

Jakie implikacje ma to dla prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających?

Pierwszą lekcją, jaką można dostrzec w tym cytacie jest potrzeba obiektywizmu. W toku postępowania wyjaśniającego, osoby prowadzące postępowanie powinny starać się zachować maksymalną obiektywność. Muszą być świadome, że relacje świadków, osób obwinionych, czy samego sygnalisty – jak również ich własne obserwacje, mogą być zniekształcone przez osobiste opinie i perspektywy.

Dlatego ważne jest, aby:

Zbierać informacje i dowody z różnych źródeł. Nie polegajmy wyłącznie na jednym świadku czy jednej wersji wydarzeń. To może nam pokazać pewną perspektywę, jednak nie daje pewności co do przebiegu wydarzeń. Zbieranie informacji z rożnych źródeł pozwala uzyskać pełniejszy obraz sytuacji.

Analizować informacje i dowody krytycznie. Zrozumienie, że każda informacja szczególnie przedstawiana podczas rozmowy wyjaśniającej może być i zapewne w jakiejś części jest subiektywna pomaga w lepszej analizie materiału.

Korzystać z ekspertów lub/i z osób z wewnątrz organizacji, które są dedykowane do współprowadzą postępowań wyjaśniających. Tam, gdzie jest to możliwe, warto skorzystać z opinii niezależnych ekspertów, którzy mogą dostarczyć bardziej obiektywne spojrzenie. Druga para oczu może wskazać nową perspektyw, przywrócić prowadzącego na odpowiednie tory lub zauważyć różnice, które zostały przeoczone. Taki wkład wspiera sprawiedliwe i bezstronne prowadzenie postępowania wyjaśniającego.

Kolejnym ważnym aspektem jest weryfikacja faktów. W toku postępowania wyjaśniającego zadaniem zespołu jest oddzielenie opinii od faktów. Jak to zrobić?

Każdy etap postępowania wyjaśniającego powinien być dokumentowany i odpowiednio zabezpieczony przed dostępem osób nieuprawnionych. Notatki, protokoły z rozmów wyjaśniających, uzyskana dokumentacja pomagają w obiektywnej ocenie co jest dowodem, a co informacją.

Konfrontowanie wersji wydarzeń. Prowadząc postępowanie wyjaśniające warto weryfikować opinie naszych rozmówców. Wówczas jesteśmy w stanie zaobserwować sprzeczności i elementy wspólne. Zdarzają się postępowania wyjaśniające, gdzie mamy tylko jednego świadka. Czy w takiej sytuacji informacje od niego uzyskane będą wystarczające do uzyskania jednoznacznej oceny, czy faktycznie doszło do naruszenia? 

To zależy. Każde postępowanie wyjaśniające jest inne i każde należy rozpatrywać indywidualnie.

Szczegółowa analiza. Analizując np. chronologię zdarzeń czy stosując analizę logiczną pomagamy sobie w oddzielaniu faktów od subiektywnych informacji.

Transparentność procesu jest kolejnym kluczowym elementem każdego postępowania wyjaśniającego. Co nie oznacza, że wszyscy członkowie Twojej organizacji powinni mieć pełną wiedzę na temat czynności, które podejmujesz i ustaleń. 

Jednak każdy członek organizacji, a w szczególności uczestnik postępowania wyjaśniającego powinien wiedzieć na czym polega postępowanie wyjaśniające i po co jest prowadzone.

Dobra komunikacja, informowanie stron o zasadach, procedurach i rodzaju podejmowanych kroków to elementy, które dobrze wpływają na transparentność całego procesu.

Prowadzący postępowanie wyjaśniający, który rozumie, że różne osoby mogą mieć różne perspektywy na te same wydarzenia będzie skuteczniejszy w wyjaśnianiu okoliczności naruszenia i ustalaniu, czy w ogóle do niego doszło.

Podczas rozmów wyjaśniających prowadzący powinien dawać możliwość pełnego i swobodnego wyrażania i opisywania swojej wersji wydarzeń i perspektywy każdemu uczestnikowi postępowania, nie przerywając. Powinien wstrzymać się od oceniania informacji do czasu pełnego zrozumienia kontekstu i zebrania wszystkich informacji i dowodów. 

Zdarza się jednak, że mimo wszelkich starań i wysiłków, postępowanie kończy się bez jednoznacznych dowodów. W takich sytuacjach, konieczność podjęcia decyzji o zasadności zgłoszenia staje się szczególnie trudna.

Jak postępować, gdy brakuje jednoznacznych dowodów i wyczerpaliśmy wszystkie możliwości?

Należy ocenić wiarygodność wszystkich dostępnych informacji, świadków i dowodów i ustalić najbardziej prawdopodobny przebieg wydarzeń.

Każda decyzja – nie tylko w przypadku braku jednoznacznych dowodów powinna być dokładnie uzasadniona i udokumentowana.

Prowadzący postępowanie wyjaśniające powinien mieć otwartą możliwość ponownego rozpatrzenia sprawy, jeśli pojawią się nowe informacje lub dowody

Cytat Marka Aureliusza wskazuje na subtelne, ale ważne różnice między opinią a faktem oraz między perspektywą a prawdą. 

W kontekście prowadzenia wewnętrznych postępowań wyjaśniających, te różnice są kluczowe. Staranne oddzielanie opinii od faktów, zachowanie obiektywizmu, transparentność procesu oraz szacunek dla różnych perspektyw są fundamentalnymi zasadami, które pomagają ustalić dokładny przebieg wydarzeń.

Nawet w przypadku braku jednoznacznych dowodów, konieczność podjęcia decyzji wymaga szczególnej staranności i transparentności.

Jednak ważne jest, abyśmy pamiętali, że nie pełnimy roli aparatu ścigania. Jesteśmy w środowisku pracy, gdzie atmosfera towarzysząca każdemu postępowaniu ma ogromny wpływ na to, czy nasi pracownicy chcą w ogóle dokonywać zgłoszeń (nawet anonimowych), czy chcą udzielać wyjaśnień i czy czują się bezpiecznie w całym procesie.

Tworzenie środowiska, w którym pracownicy czują się komfortowo i bezpiecznie zgłaszając swoje obawy i ufają, że cały proces wyjaśniania potencjalnego naruszenia będzie prowadzony sprawiedliwie i z szacunkiem, jest kluczowe dla utrzymania zdrowej kultury organizacyjnej.

Pamiętając o tych zasadach, możemy skuteczniej prowadzić postępowania wyjaśniające, budując bezpieczne środowisko pracy.